Отчет СЗВ-СТАЖ за 2018 год составляйте на новом бланке. Фонд обновил форму и порядок заполнения. Сдавать отчет тоже потребуется по новым правилам. Не изменился только срок. Направьте отчет не позднее 1 марта. Мы согласовали все рекомендации с ПФР и сделали образцы отчетов, которые одобрил Пенсионный фонд.
Сдавайте новую форму СЗВ-СТАЖ
Важная деталь
Если в течение года подавали на пенсионера отдельный отчет, не забудьте еще раз включить его в годовой СЗВ-СТАЖ.
Самое заметное изменение — исчезла шапка вверху бланка, над названием отчета. В ней дублировались сведения о страхователе, которые есть в разделе 1. Теперь их не понадобится заполнять дважды. В остальном визуально новый бланк похож на старый (приложение 1 к постановлению Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п).
В табличной части отчета изменения только в графе 14. Теперь у нее другое название. Раньше в эту графу вносили сведения об увольнении сотрудника в последний день года. Начиная с отчета за 2018 год там необходимо отражать еще и информацию о страховом стаже безработных. К примеру, когда человек получал пособие по безработице или участвовал в оплачиваемых общественных работах. Однако заполняют эти сведения только центры занятости. Обычным компаниям это делать не нужно.
В нижней части формы теперь пишите должность руководителя компании. Раньше визировать отчет мог любой сотрудник, которому поручили составлять форму. Достаточно было указать его должность. Теперь, если у руководителя нет возможности самостоятельно подписать отчет, это сможет сделать только его представитель по доверенности (п. 1.8 Порядка, утв. постановлением Правления ПФР № 507п).
Заполняйте отчет по новым правилам
В новом порядке заполнения СЗВ-СТАЖ появились ответы на вопросы, которые раньше вызывали споры. Как заполнить отчет по обновленным правилам, смотрите на образце 1. А далее читайте о трех заметных изменениях, с которыми определились чиновники.
В каких случаях выделять отпуск кодом «ДЛОТПУСК». Больше нет неопределенности в том, когда нужен код «ДЛОТПУСК». Ставьте его, только если сотрудник трудится в особых условиях. Например, работает в горячем цехе или ездит в экспедиции для геологоразведочных работ. Код понадобится, если такой сотрудник уходит в ежегодный основной или дополнительный оплачиваемый отпуск и больше в этом месяце никаких выплат не получает. Это нам подтвердили чиновники из фонда.
К примеру, отпуск сотрудник взял с 9 по 31 января 2018 года. Отпускные ему выплатили еще в декабре 2017 года, поэтому за январь больше никаких выплат он не получил. Период такого отпуска необходимо показать в СЗВ-СТАЖ с кодом «ДЛОТПУСК». Но проверьте, чтобы в графе 9 стоял код особых условий труда (п. 6.6.11 Порядка, утв. постановлением Правления ПФР № 507п).
Ставить отдельный код для отпуска всех сотрудников, как ранее предлагали делать некоторые чиновники, больше не нужно. В ПФР нас заверили, что даже если программа проставит коды «ДЛОТПУСК» всем сотрудникам, которые были в отпуске в 2018 году, отчет примут. Но некоторые отделения следят за тем, чтобы в СЗВ-СТАЖ не было лишних отпусков. Если их находят — требуют скорректировать сведения. Чтобы не спорить с фондом, проверьте свой отчет перед тем, как отправить в фонд.
Кого включать в отчет. В порядке четко обозначили, каких людей указывать в отчете. Исходить надо из того, какой договор с человеком заключила компания. ПФР интересуют физлица, с которыми подписали один из этих документов: трудовой контракт, гражданско-правовой договор на работы или услуги, авторский или лицензионный договор.
В новом порядке сказано, что включать в отчет сотрудника нужно при наличии договора. Однако Минтруд настаивает, чтобы компании сдавали отчет на руководителя — единственного учредителя, у которого нет трудового договора (письмо от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846, направлено по отделениям ПФР письмом от 29.03.2018 № ЛЧ-08-24/5721). Чиновники фонда пояснили нам, что будут руководствоваться этими разъяснениями. Аргумент такой: сам факт работы на компанию означает, что трудовой договор заключен, хоть и не в письменном виде. Если не готовы спорить с чиновниками, включите директора в отчет.
Когда понадобится дважды ставить дату увольнения. Если сотрудник увольняется в последний день года, это необходимо отдельно отметить в отчете. Поставьте в графе 14 табличной части СЗВ-СТАЖ дату в таком формате: 31.12.2018. Раньше в этом случае ставили значок «Х», но фонд изменил правила.
Фонд требует заполнять графу 14 только для случая, когда сотрудник уволился в последний день года. Ведь в графе 7 эта дата стоит у всех сотрудников, включая тех, которые продолжают работать в компании. Чтобы проверяющие знали об увольнении и больше не ждали от компании отчетов на этого сотрудника, понадобилась отметка в графе 14. Не ставьте в ней другие даты. Иначе получите квитанцию с кодом ошибки 30 (табл. 47 приложения 6 к постановлению Правления ПФР № 507п). Значит, отчет примут частично. Ошибку понадобится исправить, в течение пяти рабочих дней, иначе не избежать штрафа — 500 руб. за каждого сотрудника с некорректными сведениями (ч. 3 ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
Как заполнять стаж пенсионера. Еще одно изменение касается случая, когда подаете данные при назначении сотруднику пенсии. В этом случае поставьте крестик у поля «Назначение пенсии» в блоке «Тип сведений». В графу 7 табличной части внесите дату, предшествующую дню предполагаемого выхода сотрудника на пенсию. К примеру, если на пенсию сотрудник уходит с 6 марта, то напишите 05.03.2019. Сдать СЗВ-СТАЖ с таким типом сведений компании нужно в течение трех дней после обращения сотрудника (п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).
Два отчета, с которыми ПФР сверит данные из СЗВ-СТАЖ
| 1. СЗВ-М. Проверяющие из фонда сверят общее количество сотрудников из СЗВ-СТАЖ с СЗВ-М за каждый месяц 2018 года. Проблема в том, что указывать руководителей — единственных учредителей в этих отчетах стало обязательным с марта 2018 года (письмо Минтруда от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846). Если в январе и феврале 2018 года директора-учредителя в СЗВ-М не показывали, фонд может потребовать пояснения или даже дважды оштрафовать компанию на 500 руб. Возразите, что в начале года следовали старым разъяснениям из письма ПФР от 27.07.2016 № ЛЧ-08-19/10581. Чиновники считают, что нельзя искажать данные СЗВ-СТАЖ и указывать период работы директора с 1 марта. Ведь это недостоверные сведения.
2. Расчет по взносам. Еще одни данные для сравнения проверяющие возьмут из прошлогодних расчетов по взносам, которые вы сдаете в ИФНС. Специалисты фонда сравнят, сколько человек внесли в СЗВ-СТАЖ и какое количество застрахованных лиц поставили в графе 1 строки 010 подраздела 1.1 расчета. Эти цифры должны совпадать. |
Приложите к СЗВ-СТАЖ новый бланк
Внимание
Появились разъяснения ПФР, как подтвердить, что компания вовремя сдала СЗВ-СТАЖ.
Опись по форме ОДВ-1, которую необходимо прикладывать к СЗВ-СТАЖ, тоже обновили. Из нее убрали строку «Иные входящие документы». То есть в опись можно включить только данные из СЗВ-СТАЖ, СЗВ-КОРР и СЗВ-ИСХ.
В любом случае заполняйте разделы 1, 2 и 3. Раздел 4 понадобится, если составляете отчеты СЗВ-ИСХ и СЗВ-КОРР с типом «Особая». Теперь в разделе 5 отражают сведения о сотрудниках, которые имеют право на досрочную пенсию не только по статье 30, но и 31 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ. В этой статье идет речь о работниках летно-испытательного состава. Если у вас нет сотрудников, которые претендуют на досрочную пенсию, раздел оставьте пустым. Образец заполнения описи ОДВ-1 ниже.
По-новому исправляйте ошибки в отчетности
Ошибки в СЗВ-СТАЖ тоже исправляют по-новому. Это касается случаев, когда из-за неточности фонд не принял данные на конкретного сотрудника либо его не включили в исходный отчет. В таких случаях подавайте форму с типом сведений «Дополняющая» (п. 2.1.5 Порядка, утв. постановлением Правления ПФР № 507п). Внесите в отчет исправленные данные и отправьте его в ПФР вместе с описью ОДВ-1.
Другая ситуация, когда в сведения о сотруднике закралась ошибка, но фонд их уже принял. К примеру, ошиблись в стаже. Для такой ситуации предусмотрена отдельная форма — СЗВ-КОРР. В поле «Тип сведений» поставьте код «КОРР».
Пример. Как оформить корректировку сведений
20 февраля бухгалтер ООО «Радуга» отправил в ПФР отчет СЗВ-СТАЖ за 2018 год. На следующий день заметил, что в стаже одного из сотрудников допустил ошибку. Правильные сведения бухгалтер внес в СЗВ-КОРР с типом «КОРР» и направил в фонд.
Еще один код — «ОТМН» предусмотрен для случаев, когда в исходный СЗВ-СТАЖ попали сведения о лишнем сотруднике. Код «ОСОБ» раньше ставили, чтобы сообщить о физлицах, которых по ошибке не включили в отчет. В новом порядке правила изменились, и этот код для корректировки СЗВ-СТАЖ больше использовать нельзя (п. 4.1 Порядка, утв. постановлением Правления ПФР № 507п).
Если в отменяющей СЗВ-КОРР корректируете информацию за 2017 и 2018 годы, заполняйте только разделы 1 и 2. Когда вносите изменения в более старые сведения, дополнительно понадобится раздел 3 (п. 4.1 Порядка, утв. постановлением Правления ПФР № 507п). Дело в том, что до 2017 года сведения о стаже представляли по форме СЗВ-6 и в разделе 6 РСВ-1. ПФР на своем сайте сообщает, что с 2019 года эти бланки с типом «корректирующие» принимать не будет. Нужны уточненный расчет РСВ-1 и корректировка по форме СЗВ-КОРР.
Шесть правил для СЗВ-СТАЖ, которые не изменились
1. Исходную форму сдайте до 1 марта.Этот срок не изменился. Если опоздаете, фонд оштрафует компанию на 500 руб. за каждого сотрудника, которого должны были включить в отчет (ч. 3 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).
2. Отдельные периоды работы отражайте в разных строках.К примеру, если сотрудник болел, то придется заполнить как минимум три строки: на период до болезни, во время нее, с кодом «ВРНЕТРУД», и после
3. Графы 2—7 табличной части заполняйте обязательно. В том числе СНИЛС. Без этого номера сведения на сотрудника не примут. Остальные графы оставьте пустыми, если в них нечего писать.
4. Разделы 4 и 5 оставьте пустыми, когда заполняете годовую форму. Они нужны, только если сдаете форму на будущего пенсионера. Тогда ставьте вверху тип сведений «Назначение пенсии».
5. Электронный отчет сдавайте, если в компании трудятся больше 25 человек.Причем считать нужно всех физлиц, которых вносите в отчет. В том числе подрядчиков.
6. Бумажный отчет не сшивайте. Такого требования в порядке заполнения отчета СЗВ-СТАЖ нет. Если фонд отказывается принять непрошитую форму, попросите написать письменный отказ. Возможно, сотрудник изменит требования.
Какой код и период ставить в СЗВ-СТАЖ+
| Ситуация | Какой период поставить в графах 6 и 7 |
Какой код поставить в графе 11 |
Образец заполнения |
|---|---|---|---|
| 1. Сотрудник был в отпуске без сохранения зарплаты с 1 по 30 ноября | с 01.11.2018 по 30.11.2018 | НЕОПЛ | Скачать |
| 2. Сотрудник, который занят в особых условиях труда, был в ежегодном оплачиваемом отпуске с 1 по 31 августа | с 01.08.2018 по 31.08.2018 | ДЛОТПУСК | Скачать |
| 3. Сотрудник, который работает в обычных условиях, был в ежегодном оплачиваемом отпуске с 9 по 22 июля | Выделять отдельно период отпуска сотрудника, который не занят в особых условиях, не нужно | Скачать | |
| 4. Сотрудник проходил медосмотр с 12 по 13 марта | с 12.03.2018 по 13.03.2018 | ОТСТРАН | Скачать |
| 5. Сотрудница была в декретном отпуске с 18 апреля по 5 сентября | с 18.04.2018 по 05.09.2018 | ДЕКРЕТ | Скачать |
| 6. Сотрудник был в отпуске по уходу за ребенком до полутора лет. С 3 марта он вышел на работу на неполный день, не прерывая отпуск | с 01.01.2018 по 02.03.2018 | ДЕТИ | Скачать |
| с 03.03.2018 по 31.12.2018 | Графу оставьте пустой | ||
| 7. Сотрудник был в отпуске по уходу за ребенком до трех лет весь год | с 01.01.2018 по 31.12.2018 | ДЛДЕТИ | Скачать |
| 8. Сотрудник был на больничном с 12 по 15 ноября | с 12.11.2018 по 15.11.2018 | ВРНЕТРУД | Скачать |
| 9. Сотрудник трудился неполный день весь год | с 01.01.2018 по 31.12.2018 | Графу оставьте пустой | Скачать |
| 10. Сотрудник был в командировке с 3 по 7 декабря | Выделять отдельно период командировки не нужно | Скачать | |
| 11. Человек работал весь год одновременно по трудовому и гражданско-правовому договорам | с 01.01.2018 по 31.12.2018 | Графу оставьте пустой | Скачать |
| с 01.01.2018 по 31.12.2018 | |||