Поменяйте трудовые договоры в июне 2019 года

В чем дело: срочно измените правила, по которым выдаете авансы, предоставляете отпуска или дни для диспансеризации сотрудников. Составьте к трудовым договорам дополнительное соглашение с новыми условиями.

В 2019 году стало ясно, как платить работникам и предоставлять им дни отдыха. Больше работников в любое удобное для них время смогут взять отпуск, дни диспансеризации. Необходимо полностью выдавать зарплату за первую часть месяца. Перепишите условия в договорах, чтобы работать без штрафов от трудинспекторов.

Правило о размере аванса

Внесите в трудовой договор изменения о выплате авансов. Работнику необходимо выдать сумму не меньше, чем он заработал за первую половину месяца. При этом нельзя уменьшать выплату на НДФЛ, если по правилам НК у сотрудника еще не возник доход (письмо Минтруда от 18.09.2018 № 14–1/В-765).

Компании считали, что вправе выплатить аванс за вычетом НДФЛ. Теперь стало рискованным условие о расчете суммы за первую половину месяца с коэффициентом 0,87. Чтобы потом не спорить с трудинспекцией, исправьте трудовой договор.

Контролеры понимают, почему компания уменьшает на суммы НДФЛ авансы. Инспекторы заверяли редакцию, что не станут предъявлять претензий. Но безопаснее не давать повода для обвинений в дискриминации сотрудников. Юристы считают, что у трудинспекторов есть основания оштрафовать работодателя за то, что он удерживает НДФЛ с аванса.

В дополнительном соглашении к трудовому договору пропишите, что заплатите за отработанное время в первой части месяца. Если нет возможности рассчитывать суммы каждые две недели, запишите, что аванс составляет 50 процентов от оклада. При этом налоги вы удерживаете при окончательном расчете за месяц.

Право на отпуск в любое время

Измените правила предоставления отпуска многодетным родителям, которые воспитывают трех и более детей в возрасте до 12 лет. Теперь такие сотрудники сами выбирают, когда отдохнуть (ст. 262.2 ТК). В период летних каникул выше вероятность получить заявление об отпуске от многодетных родителей. Им нельзя отказывать в отпуске, даже если потребуют отдых в дни не по графику.

Общие правила для всех сотрудников можно прописать во внутренних документах. Те условия, которые касаются конкретного работника, устанавливают в трудовом договоре с ним. В документе укажите, что использовать отпуск в любое время сотрудник сможет до тех пор, пока троим из его детей не больше 12 лет. Также отразите, что взять отдых когда угодно работник сможет не ранее чем через полгода после трудоустройства в компанию. Если любое из двух условий не выполняется, то работодатель вправе отказать сотруднику в отпуске. Это законно.

Диспансеризация

Раз в три года предоставляйте сотрудникам один свободный день, чтобы они могли пройти диспансеризацию. А предпенсионерам и работающим пенсионерам — два дня ежегодно (ст. 185.1 ТК). При этом дни оплачивают по среднему заработку.

В день диспансеризации сотрудник вправе не выходить на работу, наказать его за прогул нельзя. Но чтобы знать, когда он будет отсутствовать, просите написать заявление в произвольной форме.